Oleh : Sugiyantoro,S.Ag.
(Kepala Bagian Pengelolaan Media Sosial Kantor Pusat Lembaga Bantuan Hukum Perisai Kebenaran).
1. Tertib Administrasi.
Pengantar Umum
SEBELUMNYA sudah dikupas walaupun serba sedikit hal ihwal bangunan dasar Lembaga Bantuan Hukum Perisai Kebenaran. Bangunan dasar ini berupa seperangkat sistem nilai dan keyakinan yang menjadi dasar operandi serta ruhnya lembaga. 5 Karakter meliputi keyakinan, kejujuran, kebersamaan, keterbukaan dan loyalitas.
Kupasan selanjutnya adalah soal 4 Tertib dimana yang pertama adalah Tertib Administrasi. Sebagai mukoddimah, penulis tak akan merujuk pada berbagai terori administrasi modern ataupun mangemen organisasi modern sebab hal begini sudah bisa dipahami semua. Penulis mencoba memberi makna pada kupasan ini sesuai pengalaman penulis sendiri selama dahulu berkecimpung dibarbagai organisasi intra kampus lalu turun ke jalanan belajar di organisasi gerakan mahasiswa. Dipadu pengalaman bekerja sebelum akhirnya diberi kesempatan bergabung di Lembaga Bantuan Hukum Perisai Kebenaran sebagai staf atau karyawan.
Bicara admisnistrasi atau managemen tentu tak bisa dipisahkan dari membicarakan organisasi. Baik organisasi formal atau non formal. Organisasi pemerintah ataupun non pemerintah dengan segala jenis variannya. Termasuk juga organisasi besar semacam negara sampai terkecil seperti rukun tetangga dan keluarga. Secara yuridis formal, negara melindungi setiap warganya untuk berorganisasi, berserikat, berkumpul, mengeluarkan pendapat, suara lisan dan tertulis. Berorganisasi merupakan sebuah keniscayaan adanya. Setiap individu, warga perlu berorganisasi. Fungsinya sebagai penyaluran aspirasi, memperkuat identitas diri. Berorganisasi atau berlembaga adalah mengikatkan diri untuk patuh, taat dan tunduk pada aturan organisasi.
Berorganisasi juga merupakan proses saling memberi dan menerima (take and given). Ada kalanya memberi dan berbicara, adakalanya juga menerima dan mendengar saran, pendapat atau masukan bagi kepentingan bersama yakni kelangsungan organisasi tersebut. Epicentrum organisasi atau lembaga selain leadership adalah dapur lembaga/organisasi yang disebut administrasi/managemen. Dasar administrasi, managemen bulding organisasi sebagaimana dikenal dengan istilah POAC. Disinilah pokok atau jantungnya pembangunan organisasi dan lembaga apapun. Administrasi organisasi, lembaga mengatur plaining (pola perencanaan), organizing (pengkoordinasian dengan elemen lainnya), actuating (aktualisasi atau realisasi program) dan controling (pengawasan).
Maka menurut saya bicara organisasi adalah bicara administrasi, managemen, birokrasi dan leadership. Semua menjadi satu kesatuan yang tak terpisahkan, saling terkait dan berkait. Tugas komponen taktis atau staf dan administrasinya adalah lapor keatas. Tugas komponen atas/komponen strategis atau pemimpin dengan administrasinya adalah perintah, instruksi kebawah dan koordinasi ke samping. Tentu beda antara administrasi di organisasi profit dan non profit atau formal dan non formal. Tapi substansinya sama yakni POAC itu tadi.
Budaya Administrasi
Mafhumnya administrasi dimaknai proses dari meja ke meja, satu ruang ke ruang lainnya berdasar tingkat kewenangannya. Maka dalam kontek makro, tugas kita bersama adalah bagaimana menjadikan administrasi itu ber-ruh, ber-jiwa, memanusiakan manusia serta simpel, sederhana, tidak berbelit-belit. Budaya kita masih budaya lisan belum menjadi budaya tertulis, budaya administratif. Membaca, berliterasi belum menjadi sebuah kebutuhan. Menulis, mencatat masih terabaikan. Sementara itu digitisasi disemua sektor kehidupan termasuk administrasi mulai merebak. Semua yang berbentuk tulisan tangan, manual dipercepat prosesnya melalui digitalisasi.
Administrasi Lembaga
Tata kelola administrasi dan managemen lembaga sudah berjalan dengan baik. Semua terukur, terdokumentasi dengan baik. Bagi tamu lembaga dengan berbagai kepentingan disediakan buku tamu juga buku konsultasi bagi yang berkonsultasi hukum gratis. Penomoran, pengklasifikasian berbagai jenis surat keluar-masuk, berbagai surat perjanjian, kontrak kerjasama pun sudah berjalan baik. Ada ruang administrasi, komputer dan ruang IT. Semua menjadi jantungnya lembaga untuk membackup kerja-kerja lembaga sebagai organisasi yang secara khusus melayani jasa pemberian bantuan hukum gratis dan cuma-cuma sebagaimana diatur dalam UU No.16/2011. Untuk menciptakan sistem administrasi yang kuat dalam mendukung kerja-kerja lembaga tak ayal diperlukan person-person staf yang kompetaibel, minimal memadai. Tantangan modernisasi serta digitalisasi administrasi kedepan jelas semakin membutuhkan itu.
Daya dukung administrasi yang optimal selama ini menjadi bagian tak terpisahkan dalam meraih akreditasi A selama empat periode berturut-turut.
Semoga bermanfaat.
